Transférer un dépôt de garantie entre deux locations
Transférez un dépôt sans double encaissement, reprenez un report déjà saisi et consultez les corrections et contre-écritures.
🔗 Comprendre le transfert
Le transfert déplace tout ou partie d’un dépôt entre deux locations du même locataire dans votre espace. Il crée des mouvements liés dans les deux dossiers, sans virement bancaire, sans remboursement fictif et sans nouveau paiement de loyer.
Un changement de location ou sa clôture ne transfère pas automatiquement le dépôt. Vérifiez le montant encore détenu, les utilisations déjà enregistrées et l’accord de transfert avant de continuer.
📂 Ouvrir le formulaire
Il faut au moins deux locations rattachées au même locataire et les droits de gestion de l’espace. Les locations et le locataire ne doivent pas être dans la corbeille.
Dans Locataires, ouvrez la fiche concernée, puis l’onglet Flux.
Cliquez sur Transférer un dépôt. Vous pouvez aussi ouvrir cette action depuis les flux de Comptabilité et choisir le Locataire.
Sélectionnez la Location d’origine, puis la Location de destination. Contrôlez le dépôt disponible à l’origine, le dépôt attendu et le dépôt déjà enregistré à destination.
🧾 Reprendre un report déjà saisi
Dans Entrée à destination, choisissez Créer l’entrée du transfert lorsqu’aucun report correspondant n’existe. Si le report a déjà été saisi comme dépôt reçu, sélectionnez Reprendre… sur l’entrée qui correspond réellement à cet accord. Un montant identique ne suffit pas à identifier la bonne entrée.
La reprise requalifie l’entrée existante en transfert. Elle ne crée pas de second encaissement. L’état initial est conservé dans l’historique. L’entrée doit être disponible, correspondre au même montant et ne pas avoir été utilisée pour des retenues. Ne sélectionnez pas un véritable complément versé par le locataire.
✅ Vérifier et confirmer
Le montant doit être positif, ne pas dépasser le dépôt disponible à l’origine et respecter le dépôt attendu à destination. La date ne peut pas être future ni précéder les mouvements ou l’entrée reprise que le formulaire indique.
Renseignez Montant à transférer, Date du transfert et Motif et référence de l’accord.
Cliquez sur Vérifier le transfert.
Lisez Vérifier avant de confirmer et comparez les dépôts Avant et Après pour les deux locations.
Cochez Je confirme le transfert et le traitement des montants déjà enregistrés, puis cliquez sur Confirmer le transfert.
Vérifiez la confirmation Dépôt transféré et les deux lignes dans les flux.
✏️ Modifier un transfert
Depuis le menu d’actions de la ligne sortante ou entrante, choisissez Modifier le transfert. La même opération est accessible depuis les flux du locataire et ceux de Comptabilité, ainsi que depuis les affectations.
Corrigez le montant, la date ou le motif, puis vérifiez le récapitulatif et confirmez la modification. Les deux locations restent fixes. Leurs écritures sont corrigées ensemble et l’historique garde les anciennes et nouvelles valeurs.
Une correction est refusée si elle rend indisponible un dépôt déjà retenu, remboursé ou retransféré. Examinez d’abord les utilisations concernées. Ne modifiez pas séparément une seule ligne pour contourner le contrôle.
↩️ Annuler sans effacer l’historique
Dans le menu de l’une des lignes, choisissez Annuler le transfert. Renseignez Date d’annulation et Motif de l’annulation, vérifiez les effets puis cochez la confirmation et cliquez sur Confirmer l’annulation.
Deux contre-écritures annulent le transfert. Les écritures et leurs motifs restent conservés, les affectations concernées sont libérées. Aucun virement bancaire n’est effectué.
Si le dépôt a été utilisé, remboursé ou transféré à nouveau, l’annulation peut être bloquée. Corrigez d’abord ces utilisations. Après annulation, Consulter le transfert ouvre l’historique depuis les lignes originales et les contre-écritures.
Lorsqu’une entrée existante avait été reprise, l’annulation conserve son historique de requalification. Elle ne recrée pas un versement bancaire fictif à destination.
📊 Lire le résultat
Exemple : vous détenez 450 € sur l’ancienne location. La nouvelle doit recevoir 620 €, avec un report de 450 € déjà saisi et un complément réellement versé de 170 €. Reprendre le report de 450 € évite de le comptabiliser deux fois. Le dépôt disponible devient 0 € à l’origine et 620 € à destination.
Un montant Non affecté à un appel décrit le rapprochement historique, pas nécessairement l’argent encore détenu. Consultez la situation du dépôt, qui tient compte des transferts, retenues et restitutions.
Gérer le dépôt de garantie et rapprocher les paiements décrivent les autres opérations.