Période délimitée
Indiquez précisément la période couverte par les dépenses et les provisions.
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Calculez votre régularisation de charges locatives.
Saisissez la période, les provisions et les charges récupérables. Le solde se calcule et s'explique dans l'aperçu.
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Trois montants distincts
Comparez les provisions appelées, les provisions encaissées et les charges récupérables.
Solde automatique
Le document indique si un complément reste dû ou si un trop-perçu doit être restitué.
Calcul lisible
L'aperçu présente le détail dans le même format que le PDF final.
COMPRENDRE LA RÉGULARISATION
Comprendre et calculer la régularisation des charges locatives.
Le calcul dépend du mode de paiement prévu au bail. Seules les provisions sont régularisées à partir des dépenses récupérables réelles. Le forfait de charges suit une logique différente.
Qu'est-ce qu'une régularisation de charges locatives ?
La régularisation annuelle compare les provisions versées par le locataire aux dépenses récupérables réellement supportées pour la même période. Elle détermine le complément à payer ou le trop-perçu à restituer.
Comment fonctionne une provision sur charges ?
Le locataire verse régulièrement une avance dont le montant repose sur le budget prévisionnel et les résultats antérieurs. Au moins une fois par an, le bailleur rapproche ces avances des dépenses récupérables réelles et justifiées.
Faut-il régulariser un forfait de charges ?
Non. Le forfait inscrit dans le bail est payé avec le loyer et ne donne lieu ni à un complément ni à une régularisation ultérieure. Il peut être révisé chaque année aux mêmes conditions que le loyer lorsque le contrat le prévoit.
Dans quels baux peut-on prévoir un forfait de charges ?
Le forfait peut notamment être utilisé en location meublée, en bail mobilité et dans certaines colocations. Pour une location vide classique hors colocation, les charges sont normalement payées par provisions ou au réel.
Quelles dépenses sont récupérables auprès du locataire ?
Les charges récupérables couvrent notamment certains services liés au logement, l'entretien courant et les petites réparations des parties communes ainsi que certaines taxes dont le locataire bénéficie. Leur liste est encadrée par le décret du 26 août 1987.
Comment calculer le solde de régularisation ?
Soustrayez les provisions réellement encaissées des dépenses récupérables de la période. Un résultat positif correspond à un complément dû par le locataire. Un résultat négatif correspond à un trop-perçu que le bailleur doit rembourser ou déduire.
Quels documents transmettre avant la régularisation ?
Un mois avant la régularisation, le bailleur communique un décompte par nature de charges. Dans un immeuble collectif, il précise également le mode de répartition et, si nécessaire, les informations relatives au chauffage et à l'eau chaude collectifs.
Combien de temps conserver les justificatifs à disposition ?
Les factures, contrats et autres pièces justificatives doivent rester consultables par le locataire pendant six mois à compter de l'envoi du décompte.
Quand effectuer la régularisation des charges ?
Lorsque les charges sont payées par provisions, la régularisation doit intervenir au moins une fois par an. Elle porte sur une période définie et doit comparer des provisions et des dépenses rattachées à cette même période.
Peut-on réclamer une régularisation tardive ?
Le bailleur peut réclamer un impayé de charges pendant trois ans. Le locataire dispose du même délai pour demander le remboursement d'un trop-perçu. Un rappel brutal et déloyal peut toutefois être contesté selon les circonstances.
Le locataire peut-il demander un paiement échelonné ?
Oui. Si la régularisation n'a pas été effectuée avant la fin de l'année civile suivant l'année d'exigibilité, le locataire peut demander à payer le rappel par douzième.
Comment traiter un logement en copropriété ?
Le décompte du syndic doit être analysé pour isoler les dépenses récupérables et appliquer au logement la clé de répartition correspondante. Toutes les charges de copropriété ne sont pas automatiquement récupérables auprès du locataire.
Peut-on régulariser après le départ du locataire ?
Oui, dans le respect du délai de prescription. La période, les provisions encaissées, les dépenses récupérables et les justificatifs doivent rester identifiables même si le bail est terminé.
Pourquoi distinguer provisions appelées et encaissées ?
Une provision appelée mais non payée ne constitue pas une somme reçue. Cette distinction permet de calculer le solde réellement lié aux charges sans masquer un impayé dans le compte locatif.
Sources officielles
COMPRENDRE LE CALCUL
Dépenses récupérables moins provisions encaissées.
La régularisation compare les dépenses récupérables réelles aux provisions effectivement encaissées sur une même période. Elle ne concerne pas les charges payées au forfait.
Charges récupérables
Retenez uniquement les services, dépenses d'entretien courant, menues réparations et taxes qui peuvent légalement être demandés au locataire.
Provisions versées
Additionnez les provisions réellement encaissées sur la période afin de les comparer aux dépenses récupérables.
Solde de régularisation
La différence détermine le complément à payer par le locataire ou le trop-perçu à lui restituer.
PRÉPARER LA NOTIFICATION
Un courrier accompagné d'un calcul vérifiable.
Un montant seul ne suffit pas. La régularisation doit pouvoir être rapprochée des dépenses, des provisions et des documents communiqués.
Rassembler les justificatifs
Décomptes, factures, contrats et relevés permettent de démontrer l'origine des charges. Ils restent consultables pendant six mois après l'envoi du décompte.
Prévenir un mois avant
Le décompte par nature et le mode de répartition dans l'immeuble collectif sont communiqués au locataire un mois avant la régularisation.
Conserver le calcul
La période, les provisions, les dépenses et le solde doivent rester vérifiables pour répondre au locataire et préparer la prochaine régularisation.
PROVISION OU FORFAIT
Deux modes de paiement, une seule régularisation possible.
Le bail détermine la manière dont le locataire paie les charges. Les provisions sont rapprochées des dépenses réelles chaque année. Le forfait reste fixe et ne peut pas donner lieu à un complément ou à un remboursement après comparaison des comptes.
| Critère | Provision sur charges | Forfait de charges |
|---|---|---|
| Principe | Des avances sont versées puis comparées aux dépenses récupérables réelles. | Un montant fixe est prévu au bail et payé avec le loyer. |
| Régularisation | Obligatoire au moins une fois par an. | Aucune régularisation et aucun complément ultérieur. |
| Baux concernés | Location vide, location meublée et colocation. | Location meublée, bail mobilité et certaines colocations selon le contrat. |
| Fixation du montant | Budget prévisionnel et résultats de la précédente régularisation. | Montant inscrit au bail et non manifestement disproportionné. |
| Évolution | Le montant des provisions peut être ajusté à partir des dépenses justifiées. | Révision annuelle possible aux mêmes conditions que le loyer si le bail le prévoit. |
| Justificatifs | Décompte par nature, mode de répartition et pièces consultables pendant six mois. | Pas de rapprochement annuel avec les dépenses réelles. |
EXEMPLE DE CALCUL
Calculez le solde à partir des sommes réellement encaissées.
Pour une provision mensuelle de 80 € encaissée pendant douze mois et 1 080 € de dépenses récupérables, le calcul fait apparaître un complément de 120 €.
Dépenses récupérables
1 080 €
Provisions encaissées
80 € × 12 = 960 €
Complément dû
120 €
Si les dépenses dépassent les provisions encaissées, le locataire règle le complément justifié.
Si les provisions dépassent les dépenses, le bailleur rembourse ou déduit le trop-perçu.
LES DÉLAIS À RETENIR
Une régularisation annuelle accompagnée de justificatifs.
Chaque année
Régulariser les provisions en comparant les sommes versées aux dépenses récupérables réelles.
Un mois avant
Communiquer le décompte par nature et, dans un immeuble collectif, le mode de répartition.
Pendant six mois
Tenir les factures, contrats et autres pièces justificatives à la disposition du locataire.
Pendant trois ans
Le bailleur comme le locataire peut réclamer une dette ou un trop-perçu de charges dans le délai de prescription.
Si la régularisation intervient après la fin de l'année civile suivant l'année d'exigibilité, le locataire peut demander un paiement du rappel par douzième.
POURSUIVRE VOTRE DÉMARCHE
Les documents liés à cette étape de la location.
Passez directement au document utile avant ou après cette démarche, sans perdre le fil de votre gestion locative.
Avis d'échéance
Adressez au locataire le détail des sommes dues avant leur règlement.
Créer : Avis d'échéanceQuittance de loyer
Justifiez le paiement complet du loyer et des charges, ou établissez un reçu partiel.
Créer : Quittance de loyerBail de location
Préparez les informations essentielles d'un contrat de location conforme.
Créer : Bail de locationCHARGES CONNECTÉES
Calculez les régularisations à partir des données réelles.
Centralisez les charges réelles, les provisions et les justificatifs pour préparer chaque régularisation depuis la location.