Préparer et envoyer le guide de sortie au locataire
Relire les destinataires du préavis, personnaliser les consignes de départ et vérifier chaque aperçu avant d’envoyer le mail.
✉️ Ouvrir la préparation du mail
Ce guide explique le mail de consignes envoyé avant le départ. Il est distinct de Gérer la sortie, qui prépare les opérations financières. L’envoi ne modifie ni les dates, ni le statut de la location, ni les flux.
Ouvrez Locations, puis la fiche et l’onglet Synthèse.
Enregistrez un préavis si ce n’est pas encore fait. La location doit être active.
Dans le bloc du préavis, cliquez sur Préparer la sortie. Vous pouvez aussi y accéder depuis la notification de même nom.
Vérifiez les Destinataires du mail, l’adresse de réponse et le Modèle de mail avant de rédiger.
👥 Vérifier les destinataires et l’expéditeur
Les destinataires sont les locataires concernés par le préavis. Une personne sans adresse utilisable est signalée par Ne recevra pas le mail. Corrigez sa fiche et contrôlez de nouveau la liste avant l’envoi.
L’adresse de réponse vient du bailleur ou du mandataire utilisé pour l’envoi. Si une alerte demande de la compléter, corrigez les coordonnées correspondantes avant de continuer.
📝 Adapter le modèle et son aperçu
Choisissez le Modèle de mail. Les modèles intégrés et ceux de votre espace sont proposés.
Vérifiez Objet du mail et Corps du mail. Adaptez les consignes au logement et au départ.
Contrôlez l’aperçu pour chaque destinataire. Les variables sont remplacées par ses informations et celles de la location.
Corrigez les variables inconnues ou incomplètes signalées. Vérifiez notamment la date de départ et les coordonnées de réponse.
Les modifications faites dans cette fenêtre concernent cet envoi. Elles ne mettent pas à jour le modèle enregistré dans la bibliothèque.
Pour enregistrer une rédaction réutilisable, consultez Créer et gérer ses modèles de mails.
✅ Envoyer après vérification
Relisez les destinataires, l’objet, le message et les aperçus personnalisés.
Cochez J’ai vérifié le mail et ses destinataires.
Cliquez sur Envoyer le mail, puis attendez le résultat. Ne renouvelez pas l’envoi pendant son traitement.
En cas d’erreur, lisez les informations affichées et utilisez la reprise proposée si elle est disponible. Vérifiez le suivi avant de créer un nouvel envoi.
📬 Retrouver le suivi
Le résultat permet de distinguer les destinataires traités de ceux qui nécessitent une correction ou une reprise. Une acceptation de l’envoi ne garantit pas que le destinataire a lu le message.
Consultez Suivre les emails envoyés pour contrôler les statuts. Pour appliquer la date de départ, revenez au préavis de la location.