Bail de location : quelles informations, clauses et annexes prévoir ?

Un contrat complet, des pièces remises au bon moment

Pour préparer votre bail de location, partez du contrat type adapté au logement vide ou meublé. Renseignez les parties, le logement, les dates et les conditions financières, puis vérifiez les clauses et les annexes. Certaines pièces accompagnent la signature, tandis que l’état des lieux d’entrée se prépare pour la remise des clés.

Le bon réflexe consiste à contrôler la cohérence du dossier, pas seulement à remplir des cases. Une cave annoncée doit apparaître dans la description, les charges doivent correspondre au mode de récupération choisi et les documents transmis doivent concerner le logement effectivement loué. Ce guide vise la location privée classique de résidence principale, après sélection du locataire.

Par quel contrat commencer ?

Utilisez un contrat écrit respectant le modèle réglementaire applicable à votre location. Pour les contrats conclus ou renouvelés depuis le 1er octobre 2026, le contrat type a notamment évolué sur les clauses résolutoires. Ne repartez donc pas d’un ancien bail sans vérifier sa version.

• Location vide : au moins trois ans pour un bailleur personne physique ou une SCI constituée exclusivement entre parents et alliés jusqu’au quatrième degré inclus.

• Location vide : au moins six ans pour les autres bailleurs personnes morales.

• Location meublée classique : au moins un an, avec reconduction tacite d’un an en l’absence de congé.

En location vide, certains bailleurs peuvent prévoir une durée d’un à moins de trois ans lorsqu’un événement familial ou professionnel précis justifie la reprise du logement. L’événement et sa raison doivent figurer au contrat. Ce n’est pas une option permettant simplement de tester un locataire.

Le meublé étudiant de neuf mois et le bail mobilité suivent des règles particulières, non développées ici. Pour vérifier votre choix avant de rédiger, consultez notre guide Location vide ou meublée. Les locations saisonnières, commerciales, professionnelles et sociales ne relèvent pas de cette méthode.

Quelles informations réunir avant de remplir le bail ?

Les parties, le logement et les dates

Préparez une fiche de renseignements unique pour éviter les différences entre le bail et ses annexes. Recopiez les informations depuis les justificatifs disponibles plutôt que depuis une ancienne annonce. Si un mandataire intervient, distinguez clairement son identité de celle du bailleur.

• Identité et adresse ou siège social du bailleur, qualité de personne physique ou morale, identité de chaque locataire et informations du mandataire éventuel.

• Adresse précise, bâtiment, étage, porte, surface habitable, pièces principales, destination et régime de propriété de l’immeuble.

• Équipements, chauffage, eau chaude, dépendances privatives, parties communes et accès à la télévision ou à internet.

• Identifiant fiscal et classe du DPE lorsqu’ils sont applicables, rappel des exigences énergétiques et estimation des dépenses d’énergie issue du DPE.

• Date de prise d’effet et durée du contrat, distinctes de la date à laquelle les parties signent.

Les mentions d’identifiant fiscal et de classe du DPE connaissent des exceptions en Guadeloupe, Martinique, Guyane, à La Réunion et à Mayotte. La surface à indiquer est la surface habitable. Ne recopiez pas sans contrôle une superficie figurant dans un document de vente.

Les montants et les mentions liées à votre situation

• Loyer hors charges, montant des charges, périodicité et date de paiement.

• Mode de récupération des charges : notamment provisions avec régularisation ou forfait lorsque le régime le permet.

• Dépôt de garantie éventuel : au maximum un mois de loyer hors charges en vide, deux mois en meublé classique.

• Dernier loyer, date de versement et dernière révision lorsque le précédent locataire est parti depuis moins de dix-huit mois.

• Encadrement applicable, loyers de référence et de référence majoré, montant et justification d’un complément éventuel.

• Travaux réalisés depuis le dernier contrat ou renouvellement, accords particuliers sur des travaux et honoraires d’un professionnel, selon votre situation.

Le plafond du dépôt de garantie n’est pas une obligation d’en demander un. Aucun dépôt ne peut être prévu lorsque le loyer est payable d’avance pour une période supérieure à deux mois. Pour votre préparation, séparez toujours le loyer, les charges et le dépôt, puis contrôlez chaque montant dans tous les documents. Si le locataire demande ensuite le paiement mensuel, le bailleur peut toutefois demander un dépôt de garantie dans la limite applicable.

Pour l’encadrement local, partez de l’adresse exacte et de la date de signature. Un complément de loyer ne se justifie pas par une formule générale comme « logement agréable ». Vérifiez son admissibilité avant de décrire les caractéristiques qui le motivent.

Quelles clauses relire avec attention ?

La révision du loyer et la clause résolutoire

La fixation du loyer à l’entrée et sa révision annuelle sont deux sujets différents. Si vous souhaitez une révision, prévoyez une clause indiquant la date et le trimestre de référence de l’IRL. Elle ne permet pas de dépasser les limites légales, notamment le gel applicable aux logements classés F ou G.

Le bail doit contenir une clause résolutoire pour les impayés de loyer ou de charges et le non-versement du dépôt de garantie. Le contrat type applicable depuis le 1er octobre 2026 précise le délai de six semaines après un commandement de payer demeuré infructueux. Cette clause ne signifie pas une expulsion automatique.

D’autres motifs sont encadrés, notamment le défaut d’assurance, certains troubles de voisinage constatés judiciairement et, lorsque le logement y est soumis, le non-respect d’une servitude de résidence principale. Évitez d’ajouter une résiliation « pour tout manquement ».

Les clauses à retirer

• Imposer le prélèvement automatique comme mode de paiement.

• Obliger le locataire à choisir l’assureur désigné par le bailleur.

• Facturer des frais de relance ou d’envoi de quittance.

• Prévoir des amendes ou pénalités pour le non-respect du bail.

Relisez particulièrement les ajouts manuscrits et les conditions copiées d’un ancien contrat. Une précision utile doit expliquer un accord concret, pas créer une sanction supplémentaire. En colocation, ne confondez pas la désignation de plusieurs locataires avec une clause de solidarité.

Quels documents joindre, et à quel moment ?

Préparez une liste des pièces jointes et cochez uniquement les documents réellement disponibles. Les annexes ne sont pas le dossier de candidature du locataire. Classez séparément les justificatifs utilisés pour la sélection et les documents qui accompagnent la location.

Le DDT peut comprendre le DPE, le plomb, le gaz, l’électricité, les risques et le bruit, selon leurs conditions d’application. Tous ne concernent pas tous les logements. L’amiante n’est pas une annexe systématique du bail. Pour choisir les pièces et contrôler leur validité, consultez notre guide sur les diagnostics obligatoires pour louer.

Le locataire souscrit son assurance et vous en vérifiez l’attestation. La caution signe son propre engagement. Ses justificatifs de ressources ne remplacent pas cet acte. Pour un dispositif local de mise en location, renseignez-vous auprès de la mairie suffisamment tôt afin de respecter l’ordre des démarches.

Comment finaliser la signature et préparer l’entrée ?

1. Relisez ensemble le contrat et ses annexes, puis corrigez les incohérences avant de signer.

2. Distinguez la date de signature, la prise d’effet et le rendez-vous de remise des clés.

3. Faites signer la même version définitive et remettez un exemplaire à chaque partie.

4. Organisez l’état des lieux, l’inventaire du mobilier en meublé et la vérification de l’assurance pour l’entrée.

5. Conservez le contrat signé, ses annexes et les documents constitués à la remise des clés dans un dossier identifié.

Prenez le temps de vérifier les fichiers transmis, pas seulement leurs noms. Une annexe illisible ou concernant un autre appartement ne rend pas service au locataire. Si une correction intervient après signature, ne remplacez pas discrètement le document signé. Faites formaliser la modification avec les parties.

Pour replacer ce rendez-vous dans l’ensemble de votre organisation, retrouvez les étapes pour mettre son appartement en location. Vous pourrez ainsi préparer l’entrée sans refaire le travail déjà accompli lors de la sélection du candidat.

Votre dernière vérification avant signature

Sources et références

Service Public — Rédaction du bail d’habitation

Légifrance — Décret n° 2015-587 du 29 mai 2015 relatif aux contrats types de location

Légifrance — Loi n° 89-462 du 6 juillet 1989

ANIL — Contrats types de location de logement à usage de résidence principale