Dossier de location : quels documents demander au locataire et au garant ?

Quels documents demander au candidat locataire ?

Pour une location privée vide ou meublée à titre de résidence principale, vous pouvez demander des justificatifs d’identité, de domicile, d’activité et de ressources. Leur liste est limitative. Demandez une seule pièce parmi les alternatives prévues pour l’identité et le domicile, puis un ou plusieurs justificatifs autorisés d’activité et de ressources selon la situation du candidat. Le dossier du garant répond à une liste distincte.

L’objectif n’est pas d’obtenir le maximum de documents, mais un dossier lisible et pertinent. Pour replacer cette démarche entre la préparation du logement et la signature du contrat, consultez notre guide Mettre son appartement en location.

Une preuve d’identité et un justificatif de domicile

Pour l’identité, une carte d’identité, un passeport ou un permis de conduire, français ou étranger, en cours de validité et avec photographie convient. Un document justifiant du droit au séjour figure aussi parmi les possibilités pour le candidat étranger. N’exigez donc ni un passeport français ni un titre de séjour supplémentaire lorsque l’identité est déjà justifiée par une autre pièce autorisée.

• Les trois dernières quittances de loyer ou, à défaut, une attestation du précédent bailleur ou de son mandataire indiquant que les loyers et charges sont à jour.

• Une attestation sur l’honneur de l’hébergeant indiquant que le candidat réside à son domicile.

• Une attestation d’élection de domicile auprès d’un organisme agréé.

• Le dernier avis de taxe foncière ou, à défaut, le titre de propriété de la résidence principale.

Des justificatifs d’activité et de ressources adaptés

L’activité et les ressources sont deux informations différentes. Un contrat de travail renseigne sur l’emploi. Les bulletins de salaire renseignent sur les revenus. Pour ces catégories, plusieurs justificatifs autorisés peuvent être demandés, mais cela ne signifie pas que chaque candidat doit fournir tous les documents de la liste.

Le dernier ou l’avant-dernier avis d’imposition ou de non-imposition fait partie des justificatifs possibles pour le candidat. Selon ses revenus, vous pouvez aussi demander des justificatifs de pensions, allocations ou prestations, de revenus fonciers, de rentes ou de revenus de capitaux mobiliers. La simulation d’aides au logement est également prévue. Adaptez votre demande aux ressources effectivement déclarées.

Comment adapter la demande au profil du candidat ?

Commencez par identifier la situation du candidat, puis envoyez une demande ciblée. Le tableau présente des pièces autorisées utiles selon quatre profils. Il ne constitue pas un ensemble à réclamer systématiquement et ne remplace pas les justificatifs d’identité et de domicile.

Pour une entreprise commerciale, l’extrait K ou K bis doit dater de moins de trois mois. Pour un artisan candidat à la location, le justificatif prévu est la fiche d’immatriculation au Registre national des entreprises de moins de trois mois. Pour un travailleur indépendant, le certificat d’identification de l’Insee comportant ses numéros d’identification reste une possibilité.

Dans votre message, indiquez clairement les alternatives admises. Demandez au candidat de signaler les documents qu’il ne possède pas plutôt que de remplacer une pièce manquante par des relevés bancaires. Gardez l’analyse comparative des candidatures pour une étape distincte.

Quelles pièces demander au garant ?

Le garant, aussi appelé caution, est la personne ou l’organisme qui s’engage à payer certaines dettes locatives si le locataire ne le fait pas. Il ne faut pas le confondre avec le dépôt de garantie, qui est une somme d’argent. Séparez ses documents de ceux du candidat pour éviter les erreurs de classement.

Le garant est une personne physique

• Identité : une carte d’identité, un passeport ou un permis de conduire français ou étranger, en cours de validité et avec photographie.

• Domicile : dernière quittance, facture d’eau, de gaz ou d’électricité de moins de trois mois, attestation d’assurance logement de moins de trois mois, ou taxe foncière et, à défaut, titre de propriété.

• Activité : un ou plusieurs justificatifs autorisés correspondant à son emploi ou à son activité professionnelle. Pour un artisan, l’annexe II prévoit une fiche d’immatriculation au RNE de moins de trois mois.

• Ressources : justificatifs autorisés adaptés à ses revenus, comme les trois derniers bulletins de salaire, les bilans, les pensions ou le dernier avis d’imposition ou de non-imposition.

Vous ne pouvez pas refuser une caution au seul motif qu’elle n’a pas la nationalité française ou qu’elle ne réside pas sur le territoire métropolitain. Ne faites donc pas du domicile en France une condition automatique de votre demande.

Le garant est une personne morale

Pour une entreprise ou un organisme, les pièces portent sur son existence légale et sur l’identité de son représentant. Il peut s’agir d’un extrait K bis de moins de trois mois, des statuts ou d’un autre document justifiant cette existence, avec les informations réglementaires sur le responsable, l’adresse et la déclaration de l’organisme. Ajoutez le justificatif d’identité du représentant concerné. Ne réclamez pas le dossier salarial d’un particulier à la place. Si le candidat bénéficie de Visale, demandez le visa délivré par Action Logement et vérifiez ses conditions de validité avant de préparer la garantie.

Quels documents et demandes faut-il exclure ?

• Les relevés de compte bancaire, même pour confirmer le versement d’un salaire.

• Le relevé d’identité bancaire (RIB), qui ne fait pas partie des justificatifs exigibles pour candidater.

• La carte Vitale et le dossier médical.

• L’extrait de casier judiciaire.

• Le livret de famille, le contrat de mariage ou le jugement de divorce.

• Une somme d’argent ou un chèque destiné à réserver le logement avant la signature du bail.

Distinguez aussi les étapes. Les coordonnées bancaires peuvent devenir pertinentes après le choix du locataire pour gérer la location, sans autoriser la collecte de relevés de compte. L’attestation d’assurance du logement relève également de la préparation et de l’exécution du bail, pas du contrôle de solvabilité du candidat.

Pour organiser cette transition, notre guide Location vide ou meublée vous aide à identifier la formule de location adaptée. Gardez deux demandes séparées : le dossier de candidature, puis les informations et documents nécessaires à la location retenue.

Comment recevoir et vérifier les pièces sans surcollecter ?

Avant la visite, la CNIL recommande de limiter la collecte aux informations utiles pour organiser la recherche et le contact. Ne conditionnez pas la visite à l’envoi de justificatifs financiers. Vous pouvez annoncer les pièces à préparer, puis recevoir le dossier après la visite si la personne souhaite candidater.

1. Envoyez une demande adaptée au profil, en séparant les pièces du candidat et celles du garant.

2. Précisez les alternatives et les périodes attendues, sans ajouter de documents hors liste.

3. Recevez des copies lisibles et complètes. Vous pouvez demander la présentation des originaux, sans les conserver à la place des copies.

4. Pour les documents étrangers, demandez une rédaction ou une traduction en français et des montants convertis en euros.

5. Vérifiez les noms, les dates et la cohérence des pièces. Demandez une explication ciblée lorsqu’un élément ne correspond pas.

Pour faciliter votre lecture, proposez un nommage simple : identité, domicile, activité et ressources. Rangez le dossier du garant dans un sous-dossier distinct. Une page de suivi indiquant les pièces reçues et les éléments à clarifier suffit souvent à organiser les échanges, sans recopier toutes les données dans un autre fichier.

DossierFacile est un service public permettant au candidat de préparer ses justificatifs et de les transmettre au bailleur. Son utilisation facilite les échanges, mais ne constitue pas une garantie absolue contre toute fraude.

• Privilégiez un canal de transmission protégé et vérifiez le destinataire avant chaque partage.

• Encouragez un filigrane lisible précisant l’usage des documents, sans masquer les informations nécessaires.

• Limitez les accès aux personnes chargées d’examiner le dossier.

• Informez le candidat et le garant de l’utilisation de leurs données et des modalités d’exercice de leurs droits.

• Supprimez les pièces superflues et définissez une conservation adaptée, notamment pour les candidatures non retenues.

Votre checklist avant de demander un dossier

Sources et références

Service Public — Futur locataire d’un logement privé : justificatifs à donner au propriétaire

Légifrance — Décret n° 2015-1437 du 5 novembre 2015 fixant la liste des pièces justificatives pouvant être demandées au candidat à la location et à sa caution

CNIL — Référentiel relatif aux traitements de données personnelles mis en œuvre dans le cadre de la gestion locative

Légifrance — Article 22-1 de la loi n° 89-462 du 6 juillet 1989