Comment choisir un locataire et vérifier son dossier ?

Comparer les candidatures avec une méthode définie à l’avance

Pour choisir un locataire, comparez les ressources documentées, la cohérence des justificatifs et les garanties pertinentes, en appliquant la même méthode à chaque candidature. Votre décision doit reposer sur des critères objectifs, jamais sur une caractéristique personnelle protégée. Cette démarche concerne ici la location privée, vide ou meublée, à titre de résidence principale.

Avant d’examiner les dossiers, fixez vos repères : montant du loyer charges comprises, documents nécessaires et garantie envisagée. Si vous souhaitez une assurance loyers impayés, lisez ses conditions avant de sélectionner un candidat. Vous éviterez de découvrir après votre accord que le dossier ne répond pas aux exigences du contrat.

• Utilisez le même loyer charges comprises et la même méthode de calcul des ressources pour toutes les candidatures.

• Demandez les justificatifs autorisés adaptés à la situation du candidat, sans imposer à un indépendant les pièces propres à un salarié.

• Distinguez une pièce manquante, une incohérence à clarifier et une condition de garantie non remplie.

• Notez seulement les éléments utiles à la décision, sans commentaires sur l’apparence, l’origine ou la vie privée.

Écarter les critères discriminatoires, y compris leurs substituts

L’origine, la nationalité, l’âge, le handicap, l’état de santé, la grossesse et la situation familiale font notamment partie des critères à ne pas utiliser pour écarter un candidat. Le nom, l’apparence physique ou le lieu de résidence ne doivent pas davantage servir de filtre. Cette liste n’est pas exhaustive.

Ne remplacez pas ces critères par des impressions comme « ce profil me rassure » ou « cette personne ressemble aux locataires du quartier ». Un échange sert à préciser le projet de location et les documents, pas à enquêter sur les convictions, la santé ou les projets familiaux. À dossiers comparables, gardez les mêmes repères au lieu d’inventer un nouveau filtre personnel.

Contrôler la cohérence du dossier sans enquêter sur la vie privée

La vérification commence par le périmètre des pièces exigibles. Consultez notre guide sur les documents du dossier de location pour retrouver les justificatifs autorisés du candidat et du garant. Il ne s’agit pas d’accumuler tous les documents possibles, mais d’obtenir ceux qui permettent d’examiner cette candidature.

1. Vérifiez que les pièces sont lisibles et concernent la bonne personne. Repérez les différences de nom ou les pages manquantes.

2. Comparez les dates et les périodes couvertes. Un changement récent d’emploi peut expliquer un décalage entre plusieurs documents.

3. Recoupez les montants comparables, en distinguant revenu mensuel, cumul annuel, montant brut et montant net.

4. Demandez une clarification ciblée au candidat lorsque quelque chose reste incompréhensible, avec un justificatif autorisé si nécessaire.

Par exemple, une prime peut expliquer un bulletin de salaire plus élevé, tandis qu’un avis fiscal porte sur des revenus antérieurs. Écrivez plutôt « Pouvez-vous expliquer l’écart entre ces deux montants ? » que « Votre dossier est falsifié ». Si une clarification manque, gardez ce point comme non résolu dans votre comparaison.

Vérifier un avis fiscal avec le service officiel

Le service de vérification des avis de l’administration fiscale utilise le numéro fiscal et la référence figurant sur l’avis fourni. Il permet de contrôler si ce document correspond au dernier avis connu de l’administration. Ce contrôle ne vérifie pas l’ensemble du dossier et ne démontre pas, à lui seul, la capacité future à payer le loyer.

Un résultat non conforme peut notamment provenir d’un avis plus récent ou d’une erreur de saisie. Vérifiez les références, puis demandez au candidat d’éclaircir la situation. Ne lui demandez jamais son mot de passe fiscal ni l’accès à son espace personnel.

DossierFacile permet au candidat de déposer les justificatifs autorisés et de les transmettre au propriétaire. Vous pouvez lui proposer ce mode de transmission. N’assimilez toutefois pas un dossier transmis par ce service à une garantie de paiement ou à une absence absolue de fraude.

Apprécier les ressources et choisir une garantie pertinente

Ne réduisez pas les ressources au seul salaire. Selon la situation, les justificatifs autorisés peuvent documenter des pensions, des prestations, une bourse ou des revenus d’activité indépendante. Examinez leur montant, leur régularité et la période couverte. Une aide simplement simulée doit rester distincte d’un revenu déjà versé ou d’un droit ouvert.

Pour travailler sur une base cohérente, séparez les ressources récurrentes des montants exceptionnels. Ne comptez pas deux fois le même revenu parce qu’il apparaît sur un bulletin et dans un total annuel. Pour une activité variable, précisez la période utilisée et ne transformez pas un mois particulièrement favorable en revenu permanent.

Gagner trois fois le loyer ou être en CDI ne constitue pas une obligation légale universelle pour devenir locataire. Distinguez votre appréciation du dossier des critères d’une assurance. Si un assureur prévoit un niveau de ressources, des justificatifs ou des situations professionnelles précises, vérifiez leur formulation dans ses conditions générales et particulières.

• Caution personnelle : examinez le dossier autorisé du garant et préparez son engagement, sans confondre cautionnement et dépôt de garantie.

• Visale : vérifiez les conditions applicables et accomplissez les démarches de cautionnement avant de signer le bail.

• Assurance loyers impayés : contrôlez l’admissibilité du dossier, les exclusions et les conditions d’indemnisation du contrat.

N’empilez pas les garanties par précaution. Pour un bailleur particulier ayant souscrit une assurance contre les impayés, demander en plus une caution n’est en principe pas possible, sauf pour un locataire étudiant ou apprenti. Cette exception ne permet pas de cumuler Visale avec une caution ou une assurance couvrant les mêmes risques. Vérifiez les conditions du dispositif avant de vous engager.

Confirmer votre choix et protéger les documents reçus

Avant de confirmer votre choix, reprenez les points encore ouverts et les démarches nécessaires à la garantie retenue. Convenez ensuite avec le candidat du calendrier de signature et d’entrée. Pour les autres candidatures, une réponse sobre peut suffire : « Merci pour votre candidature. Le logement a été attribué à un autre candidat. » N’inventez pas de motif et ne communiquez pas les informations du dossier retenu.

Informez les candidats de l’utilisation de leurs données, des personnes qui y auront accès, de la durée ou des critères de conservation et des modalités d’exercice de leurs droits. Limitez les accès aux personnes qui participent réellement à la sélection. Évitez les dossiers partagés sans restriction et supprimez les pièces superflues, même lorsqu’elles ont été envoyées spontanément.

Ne gardez pas indéfiniment les dossiers non retenus. Définissez une durée liée à leur utilité, puis organisez leur suppression, y compris dans vos téléchargements et échanges. Une conservation séparée pour une obligation légale ou un contentieux doit répondre à un besoin justifié, avec des accès restreints. Le dossier du candidat retenu suit ensuite les besoins propres à la gestion de sa location.

Préparez les informations, clauses et annexes du bail de location, puis organisez l’état des lieux d’entrée. Ne réclamez pas de somme pour réserver le logement, ni de paiement au bailleur avant la signature du bail. La sélection doit déboucher sur un contrat préparé correctement, pas sur une réservation payante.

Terminer les contrôles utiles avant la signature

Sources et références

Discrimination à la location d’un logement

Futur locataire d’un logement privé : justificatifs à donner au propriétaire

Précisions sur le service de vérification des avis

Référentiel relatif aux traitements de données personnelles mis en œuvre dans le cadre de la gestion locative