État des lieux d’entrée : comment le préparer et le réaliser ?

Un constat partagé au moment de la remise des clés

Pour réaliser un état des lieux d’entrée utile, préparez une trame, examinez le logement ensemble, décrivez les observations pièce par pièce, puis relisez et signez le document. Chacun doit en recevoir un exemplaire au moment de la signature. Cette méthode concerne la résidence principale louée vide ou meublée.

Le constat est établi lors de la remise des clés et joint au bail. Ne confondez pas la date de signature du contrat, sa date de prise d’effet et le rendez-vous d’entrée. Un bail signé à l’avance ne décrit pas, à lui seul, l’état du logement remis au locataire.

L’objectif n’est pas de qualifier rapidement tout le logement de « bon état ». Il est de conserver une description que les deux parties comprennent de la même façon. Pour organiser les étapes précédentes, consultez notre guide pour mettre son appartement en location.

Préparer un rendez-vous où les vérifications sont possibles

Prévoir les bonnes personnes et un créneau adapté

Le constat amiable est contradictoire : bailleur et locataire peuvent examiner les lieux et discuter les observations, eux-mêmes ou par l’intermédiaire de personnes mandatées. Si quelqu’un vous représente, clarifiez son mandat avant le rendez-vous. Une visite menée seul suivie d’un document envoyé pour signature ne remplace pas cet échange.

Prévoyez un créneau sans déménagement en cours, avec un éclairage suffisant. Évitez de programmer immédiatement un autre rendez-vous : le temps nécessaire dépend des pièces, des dépendances et des équipements à examiner.

Réunir le matériel et dégager les accès

• Préparez le bail et une trame comportant les pièces, équipements et dépendances concernés.

• Rassemblez les clés, badges et télécommandes, avec leur destination.

• Rendez accessibles les fenêtres, placards, appareils et compteurs que vous pouvez consulter.

• Prévoyez de quoi écrire, prendre des photos et remettre le document signé à chacun.

• Vérifiez la disponibilité de l’eau et de l’électricité pour les essais simples, sans intervenir sur les installations.

Contrôlez également la cohérence entre le logement présenté et les éléments prévus au contrat. Notre guide sur les informations, clauses et annexes du bail de location vous aide à préparer ce dossier avant l’entrée.

Décrire chaque pièce avec des observations vérifiables

Adoptez toujours le même parcours. Dans chaque pièce, partez de la porte, observez les surfaces, puis les ouvertures et les équipements. Lisez les observations à voix haute au fur et à mesure pour permettre au locataire de les préciser.

1. Identifiez la pièce et les éléments examinés, sans regrouper tout le logement dans une seule appréciation.

2. Observez les sols, murs et plafonds, en localisant les marques ou défauts visibles.

3. Examinez les portes, fenêtres, placards et équipements accessibles.

4. Effectuez les essais simples possibles et décrivez ce que vous constatez.

5. Relisez la rubrique ensemble avant de passer à la pièce suivante.

Décrivez une auréole sans conclure à une fuite, une fissure sans en déduire la cause. Distinguez aussi « non testé, alimentation électrique indisponible » d’un dysfonctionnement observé. Un appareil non testé n’est pas automatiquement hors service. Si un essai échoue, indiquez l’essai et son résultat plutôt qu’une conclusion technique.

Relier les photos aux descriptions

Les images peuvent compléter le constat. Prenez une vue permettant de situer l’élément, puis un détail si nécessaire. Identifiez la pièce et associez chaque photo à l’observation correspondante. Une série de gros plans sans localisation est difficile à comprendre. Préférez des images nettes et utiles à une accumulation de fichiers.

Inclure les compteurs, les accès et les dépendances

Ne terminez pas la visite à la dernière chambre. Le constat couvre aussi les locaux et équipements privatifs prévus au bail dont le locataire a la jouissance exclusive. Prévoyez un passage dans la cave, le garage ou les autres annexes concernées.

• Relevez les compteurs individuels concernés en précisant l’énergie ou l’eau, l’index et, si utile, l’identifiant visible du compteur.

• Détaillez les moyens d’accès : nombre de clés ou badges, destination et essai réalisé lorsque c’est possible.

• Décrivez les dépendances et leurs équipements avec la même précision que les pièces principales.

• En meublé, préparez aussi un inventaire détaillé du mobilier, avec quantités, état et repères d’identification.

Le bailleur ou son mandataire doit notamment relever les index de chaque énergie pour une installation individuelle de chauffage ou d’eau chaude, ou une installation collective avec comptage individuel. Ne recopiez pas un ancien relevé sans le vérifier.

En location meublée, un inventaire et un état détaillé du mobilier doivent être établis contradictoirement lors de la remise des clés, signés et joints au bail, avec un exemplaire pour chaque partie. Ils ne donnent pas lieu à une facturation supplémentaire distincte de celle de l’état des lieux. Pour le mobilier, évitez « cuisine équipée complète ». Notez les objets effectivement présents et leur état, puis rapprochez l’inventaire des observations du constat. Les différences d’organisation entre location vide ou meublée sont détaillées dans notre guide dédié.

Relire, signer et remettre une version identique à chacun

Avant de signer, vérifiez les mentions du document : état des lieux d’entrée, date, adresse du logement, identité des parties, domicile ou siège du bailleur et nom ou dénomination et domicile ou siège social des mandataires éventuels. Contrôlez aussi les descriptions, relevés et moyens d’accès.

Relisez les réserves et corrigez ensemble les oublis. Une case préremplie « bon état » ne doit pas subsister si vous avez observé une marque. Si une réparation est envisagée, séparez le défaut constaté du suivi de l’intervention : annoncer des travaux ne fait pas disparaître l’observation.

Le support peut être papier ou électronique. Les parties ou leurs mandataires signent, puis chacun reçoit son exemplaire au moment de la signature, en main propre ou par voie dématérialisée. Conservez les photos et annexes avec la version signée et choisissez une présentation permettant une comparaison ultérieure.

Avec DOORA DOORA, vos photos et observations peuvent servir à proposer des descriptions avec l’intelligence artificielle. Relisez-les, corrigez les formulations inexactes et validez les propositions avant de finaliser le document. L’assistance à la rédaction ne remplace ni la visite commune ni votre appréciation des faits.

Traiter un défaut découvert après la signature

Le locataire peut demander au bailleur ou à son représentant de compléter l’état des lieux d’entrée dans les dix jours calendaires à compter de son établissement. Pour les éléments de chauffage, cette demande peut aussi être faite pendant le premier mois de la période de chauffe, et non simplement le premier mois de location.

1. Le locataire décrit rapidement le défaut, sa localisation et les circonstances de sa découverte.

2. Il adresse une demande écrite au bailleur ou au mandataire, avec des photos utiles et une preuve de l’envoi.

3. Le bailleur examine la demande et organise, si nécessaire, une vérification commune.

4. Le complément accepté est identifié, daté et conservé par chacun avec le document initial.

Ne modifiez pas unilatéralement le fichier déjà signé. Conservez l’original et formalisez séparément le complément convenu. Si la demande de complément est refusée, le locataire peut saisir la commission départementale de conciliation compétente.

Réagir si le constat amiable ne peut pas aboutir

En cas d’absence, de refus de réaliser le constat ou de le signer, gardez une trace des échanges. Lorsque l’établissement contradictoire et amiable est impossible, la partie la plus diligente peut faire intervenir un commissaire de justice. Celui-ci avise les parties au moins sept jours à l’avance par lettre recommandée avec avis de réception.

Le constat réalisé directement entre bailleur et locataire est gratuit. Avec une agence, la part du locataire est encadrée : elle ne peut dépasser celle du bailleur ni le plafond applicable par mètre carré habitable. Le constat litigieux du commissaire de justice relève d’un tarif réglementé, partagé par moitié. Ces situations ne doivent pas être confondues.

Sans état des lieux, le locataire peut être présumé avoir reçu le logement en bon état de réparations locatives, sauf preuve contraire. Cela ne signifie pas un logement réputé neuf. La partie qui a empêché le constat ou la remise d’un exemplaire ne peut invoquer cette présomption. L’absence du document n’efface pas automatiquement tout recours.

Faire un dernier contrôle avant de terminer le rendez-vous

Sources et références

Service Public — État des lieux d’entrée dans un bail d’habitation

Loi n° 89-462 du 6 juillet 1989 — Article 3-2

Décret n° 2016-382 du 30 mars 2016 — Modalités d’établissement de l’état des lieux

Loi du 6 juillet 1989 — Article 25-5