Automatiser les encaissements
Découvrez comment automatiser l'enregistrement des encaissements afin que DOORA DOORA crée automatiquement vos écritures comptables et assure un suivi fiable de vos loyers.
⚙️ Deux niveaux de réglage
Ouvrez le Tableau de bord, onglet Automatisations. Règles globales définit le comportement du robot pour tout l’espace. Dans le formulaire de chaque location, Automatisations définit les dates et Comptabiliser dans les automatisations de loyers inclut ou exclut cette location.
🔒 Conditions d’accès
Un abonnement actif est nécessaire pour configurer le robot et autoriser ses créations. Seul le propriétaire ou un administrateur de l’espace peut modifier les règles globales. Les prochaines actions restent visibles lorsque l’abonnement ne permet plus leur exécution. Une location dont un bien est archivé ne génère plus de flux, documents ou emails automatiques. Après désarchivage, réactivez explicitement ses automatisations.
💳 Activer la création programmée
Activez Activation du robot des loyers.
Activez Créer les encaissements dans les règles globales.
Dans la location, vérifiez Comptabiliser dans les automatisations de loyers et Générer l’encaissement X jours après.
Contrôlez les dates dans Prochaines actions.
👀 Vérifier les paiements réels
Cette fonction crée une écriture comptable selon le calendrier configuré. Elle ne prélève pas le locataire et ne confirme pas un mouvement bancaire. Si les loyers ne sont pas toujours reçus à cette date, préférez l’enregistrement manuel des sommes réellement reçues. Ne saisissez pas une seconde fois un encaissement déjà créé.
🧾 Ajouter la quittance
Générer les quittances et Envoyer les quittances par email sont des choix distincts, soumis à leurs prérequis. Vérifiez la réception réelle du paiement avant d’émettre une quittance. Les flux créés restent consultables et modifiables selon vos droits dans Comptabilité.
⚖️ Séparer automatisation et traitement d’impayé
Le classement hors recouvrement et la perte ne sont pas des encaissements. Ne programmez pas un paiement automatique pour neutraliser une dette sans règlement réel.
Contrôlez les paiements et les traitements existants avant d’attester un règlement ou d’envoyer une relance. Le suivi des appels à traiter distingue les restes actifs des montants hors recouvrement.
🏦 Distinguer automatisation et connexion bancaire
L’automatisation décrite ici et la connexion bancaire sont deux fonctions différentes. Importer un mouvement ou appliquer une règle de catégorisation ne confirme pas à lui seul un encaissement. Si un paiement est déjà enregistré, réutilisez-le lors du rapprochement bancaire. Rapprocher un loyer depuis Banque.