Automatiser les quittances de loyer
Découvrez comment automatiser la génération de vos quittances de loyer afin que DOORA DOORA crée automatiquement les documents après l'encaissement des loyers.
⚙️ Deux niveaux de réglage
Ouvrez le Tableau de bord, onglet Automatisations. Règles globales définit le comportement du robot pour tout l’espace. Dans le formulaire de chaque location, Automatisations définit les dates et Comptabiliser dans les automatisations de loyers inclut ou exclut cette location.
🔒 Conditions d’accès
Un abonnement actif est nécessaire pour configurer le robot et autoriser ses créations. Seul le propriétaire ou un administrateur de l’espace peut modifier les règles globales. Les prochaines actions restent visibles lorsque l’abonnement ne permet plus leur exécution. Une location dont un bien est archivé ne génère plus de flux, documents ou emails automatiques. Après désarchivage, réactivez explicitement ses automatisations.
🧾 Configurer les quittances
Activez Activation du robot des loyers.
Activez Créer les encaissements, puis Générer les quittances.
Activez Envoyer les quittances par email si vous souhaitez un partage automatique.
Vérifiez les dates d’encaissement dans la location et Prochaines actions.
💳 Contrôler avant d’attester un paiement
La quittance est créée à partir de l’encaissement automatisé. La programmation ne constitue pas une vérification bancaire. Pour un paiement manuel ou partiel, contrôlez les sommes reçues et utilisez le document adapté. Un reçu de paiement partiel ne doit pas être présenté comme une quittance attestant le règlement intégral.
✉️ Retrouver et partager les documents
Les documents générés restent accessibles dans l’historique des automatisations et dans les documents du dossier. L’envoi de quittance donne au locataire un accès sécurisé prévu pour 90 jours. Cet envoi est distinct de l’accès durable aux documents enregistrés dans son espace.
⚖️ Un solde réduit n’est pas un paiement
Un classement hors recouvrement n’efface pas la dette. Une perte réduit le solde comptable sans être un règlement. Ni le classement ni la perte ne justifient une quittance attestant le paiement du loyer.
Avant d’attester un règlement, contrôlez les paiements réels et leurs affectations. Le parcours d’attestation de paiement bloque la création lorsqu’une perte reste active sur la location à la date du document. Corrigez le traitement concerné et vérifiez les règlements au lieu de contourner ce contrôle. Comprendre les pertes et les contre-écritures.