Gérer sa bibliothèque d’annexes
Enregistrer des PDF réutilisables, définir leur présélection et choisir les annexes utiles dans chaque contrat.
📎 Ajouter une annexe à la bibliothèque
La bibliothèque rassemble les PDF que vous souhaitez retrouver dans les nouveaux contrats compatibles de votre espace. Elle est réservée au propriétaire et aux administrateurs de l’espace.
Ouvrez Documents, puis Bibliothèque et Annexes.
Dans Bibliothèque d’annexes, renseignez Titre de l’annexe et choisissez votre fichier PDF.
Choisissez les documents pour lesquels cette annexe doit être présélectionnée : le bail, l’état des lieux d’entrée ou les deux.
Cliquez sur Ajouter une annexe, puis contrôlez sa présence et ses préférences dans la liste.
📄 Vérifier le fichier et les préférences
Le fichier doit être un PDF valide de 10 Mo maximum. Un fichier vide, corrompu ou simplement renommé en .pdf ne convient pas. Le titre ne doit pas dépasser 160 caractères.
Les préférences servent à proposer l’annexe par défaut dans les nouveaux documents compatibles. Elles ne dispensent pas de contrôler les pièces nécessaires pour le contrat préparé.
🗂️ Choisir les annexes du contrat
Dans la partie Annexes du contrat, contrôlez les pièces proposées, celles issues des biens, de l’immeuble ou de la location et celles de la bibliothèque. Sélectionnez les fichiers adaptés à ce dossier.
Si vous ouvrez la bibliothèque depuis un contrat existant, Revenir aux annexes du contrat permet de reprendre sa sélection. L’ajout à la bibliothèque et la sélection pour un contrat restent deux opérations distinctes.
Consultez Créer un bail pour le parcours complet.
✏️ Modifier ou retirer une annexe
Le menu d’une annexe permet de la consulter, de modifier son titre, son fichier ou ses préférences, et de la supprimer. Lors d’une modification, vous pouvez conserver le PDF actuel si vous ne choisissez pas de remplacement.
Retirer une annexe de la bibliothèque empêche sa réutilisation depuis cette liste. Les copies déjà archivées avec un document généré restent distinctes du fichier source. Une modification de la bibliothèque ne réécrit pas un contrat déjà généré ou signé. Relisez les annexes d’un brouillon avant sa finalisation.