Restitution du dépôt de garantie : délais, retenues et justificatifs

À quelle date devez-vous rendre le dépôt ?

Vous devez restituer le dépôt de garantie dans un délai maximal d’un mois si l’état des lieux de sortie est conforme à celui d’entrée, ou de deux mois dans le cas contraire. Le délai commence à la remise des clés au bailleur ou à son mandataire, en main propre ou par lettre recommandée avec demande d’avis de réception. Vous remboursez le solde après déduction des seules sommes dues et justifiées.

Ces règles concernent les locations vides et meublées de résidence principale. Le bail mobilité est exclu, car aucun dépôt de garantie ne peut y être demandé. L’expression courante remboursement de caution désigne ici le remboursement du dépôt. La caution, au sens juridique, est la personne ou l’organisme qui garantit les obligations du locataire.

La signature du constat de sortie ne suffit pas à fixer cette date si les clés sont rendues plus tard. À l’inverse, ne reportez pas l’échéance jusqu’à la réception de vos devis. Un constat conforme n’efface pas un impayé et ne permet pas d’allonger le délai à deux mois pour cette seule raison.

• Conservez un reçu daté de remise des clés ou la preuve de leur réception par courrier recommandé.

• Demandez au locataire de communiquer sa nouvelle adresse lors de la remise des clés.

• Recueillez les coordonnées nécessaires au remboursement et inscrivez l’échéance dans votre suivi.

Quelles sommes peuvent réellement être déduites ?

Le dépôt n’est pas une réserve destinée à financer la prochaine mise en location. Chaque retenue doit correspondre à une somme effectivement due par le locataire. Commencez par établir la raison de la dette ou de la réparation, puis son montant.

• Loyers restant dus, après rapprochement des échéances et des paiements reçus.

• Charges dues, avec un calcul correspondant au régime prévu dans le bail.

• Réparations locatives non réalisées ou dégradations imputables au locataire, étayées par les constats et les justificatifs.

Comparer avant de chiffrer

Pour chaque dégradation, rapprochez la description à l’entrée de celle à la sortie. Les photographies peuvent compléter cette comparaison. Notre guide sur l’état des lieux de sortie explique comment organiser les constats et traiter les désaccords. Ici, l’objectif est de relier chaque différence retenue à une ligne du décompte.

L’usure normale liée au temps et à un usage conforme n’est pas facturable au locataire. Écartez également les défauts déjà présents à l’entrée et vos travaux d’amélioration. Un équipement ancien ne doit pas être remplacé à neuf intégralement aux frais du locataire par automatisme. Tenez compte de son état antérieur et d’une éventuelle grille de vétusté applicable, sans inventer un barème universel.

Relier le justificatif à la retenue

Un devis ou une facture peut étayer le montant d’une réparation. Une facture acquittée n’est pas systématiquement nécessaire. Toutefois, le devis ne prouve pas, à lui seul, que le locataire est responsable du défaut. Le dossier doit permettre de comprendre à la fois l’imputabilité et le chiffrage. Évitez une ligne globale comme remise en état : détaillez la prestation concernée.

Comment présenter un décompte compréhensible ?

Le locataire doit pouvoir retrouver le calcul sans reconstituer tout votre dossier. Identifiez le logement, les parties, la date de remise des clés et le montant du dépôt encaissé. Présentez séparément les dettes locatives, les réparations et une éventuelle provision pour charges.

1. Rapprochez les paiements reçus des loyers et charges dus, en intégrant les derniers règlements.

2. Listez chaque retenue avec son motif, son montant et le justificatif correspondant.

3. Calculez le solde à restituer et distinguez une éventuelle provision temporaire.

4. Adressez le décompte avec les pièces utiles, puis effectuez le remboursement dans le délai applicable.

Numérotez les pièces pour faciliter la lecture : comparaison des constats, devis correspondant à la réparation, relevé des échéances impayées. Joindre ces documents au décompte évite des échanges supplémentaires. Pour un virement, conservez le justificatif d’exécution plutôt qu’une simple capture de l’ordre préparé.

Si les sommes justifiées dépassent le dépôt, présentez le reliquat réclamé séparément. Le dépôt n’est pas un plafond de responsabilité, mais son épuisement ne vous autorise pas à prélever automatiquement la différence. Pour organiser la demande, consultez notre guide sur les premières démarches face à un loyer impayé.

Que faire si les comptes de charges ne sont pas arrêtés ?

En immeuble collectif, vous pouvez établir un arrêté provisoire et conserver une provision dûment justifiée jusqu’à l’arrêté annuel des comptes. Elle ne peut pas dépasser 20 % du dépôt initial. Ce plafond n’est pas une retenue automatique : expliquez pourquoi une réserve est nécessaire et sur quelles pièces elle repose.

Par exemple, pour un dépôt fictif de 800 €, le plafond est de 800 € × 20 % = 160 €. Si vous retenez une provision, faites-la apparaître à part des déductions définitives et remboursez le reste dans le délai applicable.

La régularisation définitive et la restitution du solde doivent intervenir dans le mois suivant l’approbation définitive des comptes de l’immeuble, après déduction des sommes justifiées restant dues. Vous pouvez aussi convenir amiablement avec le locataire de solder immédiatement les comptes. Formalisez cet accord par écrit.

Cette réserve ne s’applique pas à une régularisation de charges payées au forfait. Vérifiez donc le bail avant de la prévoir. Notre guide sur la régularisation des charges locatives détaille la comparaison entre provisions versées et dépenses récupérables.

Que risquez-vous en cas de restitution tardive ?

Lorsque le dépôt reste dû après l’échéance, la majoration est égale à 10 % du loyer mensuel hors charges pour chaque période mensuelle de retard commencée. Elle ne se calcule ni sur le montant du dépôt ni au jour le jour.

Dans un exemple fictif, avec un loyer hors charges de 700 €, chaque période mensuelle commencée représente 70 €. Deux périodes commencées représentent donc 140 €, à ajouter au solde dû si les conditions de la majoration sont réunies.

La majoration n’est pas due lorsque le retard résulte de l’absence de transmission de la nouvelle adresse du locataire. L’absence d’adresse doit être à l’origine du retard, elle ne constitue pas une dispense générale. Conservez les échanges permettant d’expliquer la situation.

En pratique, préparez le dossier avant l’échéance. Si une retenue est discutée, identifiez précisément le point litigieux et restituez les sommes que vous reconnaissez devoir, plutôt que de bloquer tout le dépôt sans explication.

Comment résoudre une contestation sur le solde ?

Une contestation appelle d’abord une réponse ligne par ligne. Le désaccord porte-t-il sur la responsabilité du locataire, le montant du devis, la vétusté ou un paiement oublié ? Reprenez les pièces correspondantes et corrigez le décompte si nécessaire.

1. Échangez par écrit sur les lignes contestées et transmettez les justificatifs manquants.

2. Si le remboursement reste absent, le locataire peut adresser une mise en demeure par lettre recommandée avec avis de réception.

3. Recherchez une solution avec un conciliateur de justice ou la commission départementale de conciliation.

4. En l’absence d’accord, le litige peut être porté devant le juge des contentieux de la protection du tribunal dont dépend le logement.

Pour une demande ne dépassant pas 5 000 €, une tentative de résolution amiable est en principe obligatoire avant la saisine du juge. Des dispenses existent, notamment en cas d’urgence justifiée ou de motif légitime, comme l’indisponibilité d’un conciliateur au-delà de trois mois. Une simple discussion informelle ne remplace pas nécessairement cette démarche.

L’action en restitution doit en principe être engagée dans les trois ans suivant la date à laquelle le dépôt aurait dû être rendu. N’attendez pas l’approche de cette limite pour faire examiner le dossier.

Si un état des lieux manque ou si la remise des clés est contestée, ne déduisez pas automatiquement que toutes les retenues sont permises ou interdites. Les circonstances et les preuves disponibles comptent. Une ADIL peut vous aider à comprendre le cadre applicable avant de poursuivre.

Les vérifications avant votre remboursement

Questions fréquentes

Sources et références

Service Public — Dépôt de garantie dans un bail d’habitation

Légifrance — Loi du 6 juillet 1989, notamment article 22

ADIL des Pyrénées-Orientales — Restitution du dépôt de garantie : comment éviter les litiges ?

Service Public — Accord amiable pour éviter un procès civil