Relance et mise en demeure pour loyer impayé : quelles différences ?

Relancer, mettre en demeure ou faire délivrer un commandement

La relance amiable sert à comprendre le retard et à demander une régularisation. La mise en demeure exprime une demande formelle de paiement d’une dette exigible. Aucun de ces courriers ne remplace le commandement de payer délivré par un commissaire de justice pour engager la procédure liée à une clause résolutoire. Pour une location privée vide ou meublée constituant la résidence principale, choisissez votre démarche selon le solde vérifié, les échanges déjà intervenus et la persistance du retard.

L’article 1344 du Code civil retient une sommation ou un acte comportant une interpellation suffisante, c’est-à-dire une demande suffisamment claire d’exécuter l’obligation. Il prévoit également que le contrat peut faire résulter la mise en demeure de la seule exigibilité. Le titre du courrier ne suffit donc pas à déterminer sa qualification. À l’inverse, une demande ferme peut avoir une portée formelle même sans ce titre.

Pour replacer le courrier dans l’ensemble des démarches, consultez notre guide Loyer impayé : que faire dès le premier retard ? Le présent guide se concentre sur la demande de paiement et ses preuves, sans détailler tout le parcours judiciaire.

Vérifier le solde avant de contacter le locataire

Avant d’écrire, rapprochez le bail, votre suivi des loyers et les opérations réellement reçues. Un virement annoncé n’est pas encore un encaissement, mais son absence apparente mérite une vérification avant de conclure à un impayé. Demandez, si nécessaire, une confirmation de l’opération et contrôlez sa réception.

• Vérifiez la date d’exigibilité prévue au bail et la période concernée.

• Distinguez le loyer des charges et contrôlez les montants appliqués.

• Recensez les règlements reçus, leurs dates et les périodes auxquelles ils se rapportent.

• Vérifiez les aides versées directement et les éventuelles corrections déjà convenues.

• Identifiez une contestation, un accord de délai ou une décision pouvant modifier les sommes exigibles.

Ne gonflez pas le décompte avec des frais de relance ou une pénalité automatique de retard. La loi du 6 juillet 1989 écarte les clauses imposant de tels frais de relance ou des pénalités pour manquement au bail. N’importez pas non plus une indemnité forfaitaire de recouvrement de 40 € issue des relations commerciales. Les éventuels frais judiciaires relèvent d’un cadre distinct.

Passer du rappel amiable à une demande formelle

Un premier contact factuel permet de repérer un oubli, un problème bancaire ou une difficulté durable. Si votre demande reste sans réponse utile ou si le paiement annoncé n’arrive pas, une mise en demeure peut formaliser votre position. Il n’existe pas de nombre légal universel de relances à envoyer avant cette démarche. Évitez surtout d’accumuler les rappels sans décider de la suite.

Les informations utiles dans votre courrier

• Les coordonnées du bailleur ou du mandataire et du ou des locataires concernés.

• L’adresse du logement et les références du bail.

• Les périodes impayées et les dates auxquelles les sommes étaient dues.

• Le détail du loyer, des charges, des versements reçus et du solde réclamé.

• Une demande explicite de règlement, avec une échéance clairement indiquée.

• Les modalités de paiement et un moyen de vous contacter pour expliquer une difficulté ou contester le décompte.

• Le décompte joint et les pièces utiles pour comprendre les sommes demandées.

Indiquez un délai raisonnable, adapté à la situation et au mode de transmission. Les mentions « sous huit jours » ou « sous quinze jours » ne sont pas des délais légaux universels de mise en demeure pour un loyer impayé. Écrivez clairement la date attendue ou le point de départ du délai. Ce choix pratique ne doit pas être confondu avec le délai attaché à un commandement de payer.

Ces formulations sont des exemples partiels, à compléter avec les informations du bail et la période concernée. Restez précis et mesuré. N’annoncez ni résiliation immédiate ni expulsion automatique si le locataire ne paie pas à la date choisie.

Envoyer le courrier et conserver les preuves

Une lettre simple ou un courriel peut servir au rappel amiable. Pour une mise en demeure, la lettre recommandée avec avis de réception est recommandée pour documenter l’envoi et sa réception. Elle n’est toutefois pas, selon l’article 1344 du Code civil, la seule forme possible dans tous les cas. Le contenu de la demande et les preuves disponibles restent déterminants.

1. Finalisez le courrier et le décompte avec les paiements reçus à la date de rédaction.

2. Conservez une copie complète et datée, comprenant toutes les annexes.

3. Gardez la preuve de dépôt, le suivi et l’avis de réception ou le résultat de distribution.

4. Archivez les réponses et actualisez le solde à chaque nouveau règlement.

Un courriel simple aide à retracer les échanges, mais ne garantit pas à lui seul la réception ni la preuve complète du contenu reçu. Ne l’assimilez pas automatiquement à un recommandé électronique et ne l’utilisez pas à la place d’un acte imposé. Si un recommandé revient non réclamé ou refusé, conservez le retour et faites apprécier ses effets avant d’en tirer une conséquence juridique. Les règles de réception d’un congé ne s’appliquent pas automatiquement à une demande de paiement.

Que faire après la réponse ou le silence du locataire ?

En cas de paiement, vérifiez l’encaissement et actualisez immédiatement le décompte. Pour un règlement partiel, délivrez un reçu, pas une quittance attestant le règlement intégral de la période. Notre guide Avis d’échéance, quittance et reçu de paiement : quelles différences ? explique comment choisir le document correspondant.

Si le locataire reconnaît la dette mais ne peut pas la solder immédiatement, recherchez un échéancier réaliste et écrit. Distinguez le paiement du loyer courant du remboursement de l’arriéré. Précisez le montant de départ, les versements prévus et leurs dates. Faites signer l’accord et vérifiez sa compatibilité avec les conditions de votre garantie.

En cas de contestation, demandez les lignes concernées et les justificatifs, puis confrontez-les à vos propres pièces. Corrigez une erreur avant de renouveler la demande. Un échange ciblé est plus utile qu’une succession de messages pressants. Une ADIL peut vous orienter et un conciliateur de justice peut aider à rechercher un accord.

Si le silence persiste, faites examiner le dossier pour choisir la suite. Lorsqu’une clause résolutoire est invoquée pour impayé, la mise en demeure du bailleur ne remplace pas le commandement de payer signifié par un commissaire de justice. Sans clause applicable, le parcours de résiliation judiciaire est différent. La clause ne vous autorise jamais à expulser vous-même le locataire. Vérifiez également si une tentative préalable de règlement amiable est requise pour la procédure envisagée.

La checklist avant d’envoyer votre demande

Sources et références

Code civil : article 1344

Loyers impayés et expulsion du locataire

Loi n° 89-462 du 6 juillet 1989 : articles 4, 7, 21 et 24

ANIL : impayés de loyer, cautions, assurances et garanties