Charges de copropriété : lesquelles peut-on récupérer sur le locataire ?

Séparer votre compte de copropriétaire du compte du locataire

Vous ne pouvez pas transmettre au locataire l’ensemble des charges payées au syndic. Seules les dépenses légalement récupérables, justifiées et rattachées à sa location peuvent entrer dans son décompte. La méthode consiste à partir des dépenses définitives du logement, écarter votre part de propriétaire, puis appliquer le mode de paiement prévu au bail.

Votre compte auprès du syndic et celui de votre locataire répondent à deux questions différentes. Le premier retrace les sommes appelées et les dépenses affectées à votre lot. Le second doit expliquer les dépenses imputables au locataire. Un solde débiteur envers la copropriété ne devient donc pas automatiquement un complément de charges locatives.

• Les appels de fonds provisionnels servent à financer les dépenses prévues. Ne les prenez pas pour des factures locatives définitives.

• Les comptes approuvés et le décompte individuel permettent de retrouver les dépenses de l’exercice affectées à votre lot.

• La part récupérable correspond aux seules dépenses admissibles pour la location, après vérification de leur nature et de leurs justificatifs.

Trier les dépenses du syndic poste par poste

L’article 23 de la loi du 6 juillet 1989 pose le principe d’une récupération sur justification. Le décret du 26 août 1987 fixe la liste des charges concernées. Une dépense utile à l’immeuble n’est pas nécessairement récupérable. Des accords collectifs locaux légalement conclus peuvent déroger à cette liste pour la sécurité ou le développement durable. Un simple vote de l’assemblée générale ne constitue pas un tel accord.

Pour le personnel, faites préciser le statut de gardien, concierge ou employé d’immeuble, les tâches prévues au contrat et les éléments retenus dans le calcul. Les conditions diffèrent notamment selon l’entretien des parties communes et l’élimination des déchets. Cette vérification évite d’appliquer un pourcentage à une base incorrecte.

• Les honoraires de syndic et l’assurance de l’immeuble.

• Les gros travaux, comme une réfection de toiture, et les cotisations au fonds de travaux.

• La taxe foncière elle-même et les frais de gestion fiscale associés à la TEOM.

Ne confondez pas non plus ce tri avec la répartition des interventions dans l’appartement. Le guide sur les réparations locatives vous aide à traiter cette autre question, notamment lorsqu’une panne ou une dégradation doit être examinée séparément.

Traiter la TEOM sur une ligne distincte

La taxe d’enlèvement des ordures ménagères figure sur votre avis de taxe foncière. Elle est récupérable, hors frais de gestion, sous réserve du régime de charges du bail. Conservez une ligne distincte et son justificatif fiscal. Ne confondez pas cette taxe avec le nettoyage du local poubelles ou la rémunération liée à la sortie des déchets.

Avant d’ajouter la TEOM à votre calcul, recherchez si elle a déjà été intégrée au montant préparé pour le locataire. Inscrivez dans votre tableau l’origine de chaque somme : décompte du syndic, avis fiscal ou autre justificatif. Ce rapprochement permet de repérer un double comptage sans supprimer deux dépenses réellement différentes.

Rattacher chaque montant au logement et à la période concernée

Le tri juridique ne suffit pas. Il faut aussi comprendre comment la dépense arrive dans la colonne de votre logement. Ne divisez pas la facture de l’immeuble par le nombre d’appartements et n’appliquez pas les tantièmes généraux à tous les postes. Reprenez la clé propre à chaque catégorie et les consommations individualisées lorsqu’elles interviennent.

1. Identifiez le logement et les lots accessoires concernés. Vérifiez que vous ne reprenez pas une ligne étrangère à la location.

2. Pour chaque poste retenu, notez la clé utilisée et le montant affecté au lot, plutôt que le total de l’immeuble.

3. Repérez les lignes déjà individualisées par compteur pour ne pas leur appliquer une seconde répartition.

4. Rattachez ensuite la dépense à la période du locataire et documentez les ajustements nécessaires.

Si un locataire entre ou sort pendant l’exercice, préparez un tableau par occupant. Notez les dates pertinentes, les relevés disponibles et les provisions correspondantes. Ne généralisez pas un prorata en jours à toutes les lignes : une consommation mesurée ne se répartit pas comme une dépense commune annuelle.

Pour l’eau ou le chauffage individualisés, rapprochez les relevés d’entrée et de sortie de ceux utilisés dans le décompte. Si un index manque, demandez au syndic la méthode employée plutôt que d’inventer une consommation. Pour la TEOM, vérifiez également la part correspondant à la période locative avant de reprendre le montant annuel.

Passer de la part récupérable au solde de charges

Vérifiez d’abord le bail. Les provisions font l’objet d’une régularisation annuelle. En location meublée, les parties peuvent prévoir des provisions ou un forfait. Un forfait valable ne donne lieu ni à complément ni à régularisation. Le forfait est aussi possible dans certaines colocations, y compris vides. Il ne faut donc pas déclencher le calcul d’un solde simplement parce que le syndic vous adresse ses comptes.

Si les provisions dépassent la part récupérable, le trop-perçu doit être remboursé. Présentez séparément les dépenses, les provisions et la différence. Pour organiser la communication du décompte, le paiement ou le remboursement, consultez notre guide sur la régularisation des charges locatives.

Préparer un dossier que le locataire peut comprendre

En cas de provisions, communiquez un mois avant la régularisation le décompte par nature et le mode de répartition. Ajoutez, lorsqu’elle est requise, l’information sur le calcul du chauffage et de l’eau chaude collectifs. Les justificatifs doivent rester consultables dans des conditions normales pendant six mois à compter de l’envoi du décompte.

• Le décompte individuel du syndic et les éléments relatifs aux comptes approuvés.

• Les factures ou ventilations de contrats nécessaires pour expliquer les lignes retenues.

• Les clés de répartition et les relevés utiles au logement.

• Le relevé des provisions du locataire et, si nécessaire, l’avis fiscal portant la TEOM.

N’envoyez pas seulement le solde du syndic. Préparez une synthèse qui reprend les postes retenus et explique les corrections apportées à la part locative proposée. Si une ligne reste obscure, isolez-la dans votre dossier de travail et demandez sa ventilation avant de l’intégrer à une demande de paiement.

Sources et références

Loi n° 89-462 du 6 juillet 1989 — articles 23, 23-1, 25-10 et dispositions relatives à la colocation

Décret n° 87-713 du 26 août 1987 fixant la liste des charges récupérables

Charges à payer par le locataire — charges locatives ou charges récupérables

Taxe ou redevance d’enlèvement des ordures ménagères — TEOM ou REOM